Terwijl de regels rond de samenstelpraktijk continu worden aangescherpt en gewijzigd, moeten accountantskantoren telkens overwegen met welke opstelling ze gaan spelen. Gaat het accountantskantoor voor het minimum aan kwaliteit of wil het kantoor meer? Hoe dan ook, alle spelers moeten sowieso eerst voldoen aan de basale kwaliteitseisen om vervolgens keuzes te kunnen maken. Carel Verdiesen, hoofddocent voor de SRA-Praktijkopleiding Samenstellen in het MKB, is gevraagd naar de vijf belangrijkste aandachtspunten voor de samenstelpraktijk.
Nieuwe NVKS
De eerste van de vijf aandachtspunten voor de samenstelpraktijk zijn de nieuwe Nadere Voorschriften Kwaliteitssystemen (NVKS). De grote wijziging van de nieuwe NVKS is dat je op risicobasis je kwaliteitsbeleid gaat sturen en meten. ‘Waar zitten de risico’s dat de jaarrekening niet aan de wettelijke eisen voldoet? Voorbeeld: bij een kantoor stelt een net afgestudeerde accountant de jaarrekening samen. Dat betekent dat er altijd een ervaren accountant moet meekijken bij het samenstellen van de jaarrekening. Dit soort risico’s dien je in het kwaliteitshandboek te ondervangen. Een andere kwaliteitskeuze kan zijn dat elke klant vóór 1 april de jaarrekening ontvangt om die vervolgens samen met de klant te bespreken. Of het voorbeeld dat je standaard de klant drie adviespunten met de jaarrekening meegeeft. Als je dat in je kwaliteitshandboek opneemt, moet je daar vervolgens je medewerkers op sturen. In deze praktijkopleiding dwingen we deelnemers om over dit soort keuzes na te denken’, aldus Verdiesen.
BW2 Titel 9
De basis van verslaggeving voor de jaarrekening is natuurlijk BW2 Titel 9, waarin de verslaggevingsprincipes zijn opgenomen. Die verslaggevingsregels moet de accountant van haver tot gort kennen. ‘Het is een illusie te denken dat die regels niet veranderen. Daarnaast zijn er ook de uitingen van de Raad voor de Jaarverslaggeving. Je moet die kennis telkens bijspijkeren. Zo is de opbouw van het pensioen in eigen beheer voor de dga afgeschaft. Wat betekent dat voor het opstellen van de jaarrekening? Want als je het pensioen in eigen beheer afstempelt naar fiscale waarde, moet je dat in de jaarrekening toelichten. Als een accountant dat niet doet, krijgt het dossier een onvoldoende bij een toetsing. De klant verwacht ook van ons dat het opstellen van een jaarrekening foutloos gaat, want anders loopt de klant een aansprakelijkheidsrisico.’
Maatwerk van Standaard 4410
De accountant dient de regels weliswaar goed na te leven, maar bij het opstellen van de jaarrekening niet doorschieten in het afvinken van checklijsten om alles maar tot in den treure dicht te timmeren. ‘Dus niet meer doen dan het noodzakelijke uit onzekerheid om niet door de toetsing te komen’, aldus Verdiesen. ‘We moeten weer zelf gaan nadenken in plaats van lijstjes afwerken. Doe juist datgene wat belangrijk is voor de klant, ook in het kader van verslaggeving; dat is het uitgangspunt van samenstellen. Dat betekent dat je het gesprek met de klant moet aangaan. Zo kom je automatisch in een adviestraject. Je moet klanten heel goed kennen om bepaalde dingen niet te doen. Dat werkt door in je samenstelopdracht en in je kwaliteitsbeleid. Dat hangt natuurlijk met elkaar samen. Als de klant bijvoorbeeld aannemer is, moet de accountant veel tijd besteden aan de onderhanden werken. Maakt de klant daar verlies of winst op? Hoe calculeert hij? Kan dat beter? De accountant is geëquipeerd om meteen de vinger op de zere plek te leggen.’
Data-analyse
Data-analyse is ook een handige manier om het verslaggevingsproces efficiënt in te steken en fouten te marginaliseren om zo extra tijd voor de klant over te houden. ‘De gegevens die we van de klant krijgen, zijn de basis voor de verwerking van BW2 Titel 9, dus die informatie moet zo betrouwbaar mogelijk zijn. Met data-analyse kan de accountant de kwaliteit van verslaggeving verhogen. Nu alles meer en meer wordt geautomatiseerd, kan de accountant daarmee verschillen snel detecteren. Stel dat een klant handmatig boekingen doet, terwijl alle transacties automatisch worden ingelezen. Met data-analyse kun je snel zien of er afwijkingen zijn in het geautomatiseerde proces. Vervolgens kun je hierover in gesprek gaan met de klant. Misschien voegt de klant telkens handmatig informatie toe om aan bepaalde informatie te komen, terwijl dit ook geautomatiseerd kan verlopen. Het proces kan zo voor de klant worden verbeterd. Er zullen nog wel veel klanten zijn die qua automatisering in de achterhoede zitten, maar het argument om hen mee te krijgen is dat de klant zelf ook data-analyse kan gebruiken om zijn bedrijfsprocessen beter te beheersen.’
Documentatievereisten
De accountant moet dus de klant heel goed kennen om bepaalde zaken in het verslaggevingsproces niet te doen. Maar wat moet er nu minimaal in het verslaggevingsdossier worden opgenomen? ‘Het minimum is heel weinig. De boodschap die ik wil meegeven, is dat het minimum in bepaalde situaties prima voldoet. Maar voortdurend die grens opzoeken, is gewoon niet goed, niet voor het kantoor en ook niet voor de klant. Aan de andere kant dient de accountant dit proces wel zo efficiënt mogelijk in te steken, want dan is er tijd over voor meerwaarde voor de klant’, aldus Verdiesen.
Gefundeerd keuzes maken
Het is volgens Verdiesen juist de samenhang en kennis van de regels die de doorvertaling naar het kwaliteitsbeleid van de eigen praktijk mogelijk maken. Hierdoor kan het accountantskantoor gefundeerd keuzes maken om aan de wensen van de klant tegemoet te komen om vervolgens de beste opstelling te kiezen.
Meer weten over de aandachtspunten voor de samenstelpraktijk? Alle SRA-cursussen en –kringen op een rij.
Geef een antwoord