ABAB is een accountantskantoor met vooral locaties in het zuiden van Nederland. Naast de vele andere markten die ze bedienen vanuit de 14 kantoren, hebben ze een grote naam in de agro. ABAB heeft de automatisering van bedrijfsprocessen en bijbehorende applicaties op een hoog niveau. Deze wordt mede ondersteund door hun interne softwareontwikkeling. Denk hierbij aan hun eigen datawarehouse voor zowel financiële als niet-financiële data. Een fijne positie waar je de eigen controle goed kunt borgen, maar tegelijkertijd ook uitdagend bij migraties van bijvoorbeeld software.
Frido Affourtit: “Een belangrijk aspect was dat de overgang van ons oude boekhoudpakket zo soepel mogelijk moest verlopen, zonder grote impact op de bedrijfsvoering en dienstverlening naar klanten. Welk pakket sluit optimaal aan bij de wensen die we als ABAB hadden? Dat is de hoofdvraag waar we antwoord op wilden hebben.”
Twinfield paste goed in dat plaatje, aldus Ed van der Vight: “In 2019 namen we ons boekhoudpakket onder de loep en kwamen – na een selectieprocedure met 10 kandidaten – bij Twinfield Boekhouden uit. De keuze voor Twinfield was een logische, omdat de data uit Twinfield Boekhouden in hoge mate te ontsluiten is via API’s. Dat is voor ons een heel belangrijke harde voorwaarde, omdat we daar al onze applicaties aan koppelen. We zochten dus naar een systeem dat we gemakkelijk in en uit kunnen ‘klikken’ in onze eigen IT-architectuur. ”
Extra complex
Om een beeld te schetsen van de uitdaging die voor ons lag, geeft Affourtit een voorbeeld aan de hand van de mogelijkheid om niet-financiële data via EDI-circle (JoinData) te verwerken. “Kijk, als we bijvoorbeeld de administratie voor een varkensboer doen, dan willen we niet alleen de betaalde prijs voor bijvoorbeeld voer erin verwerken, maar ook het aantal kilo’s voer. Dat verwerkingsproces in de administratie werkt nu nog steeds op dezelfde manier, precies zoals het was én zoals we het wilden. Dat Wolters Kluwer en Twinfield de bereidheid hadden om dit voor alles zo in te regelen, is echt heel fijn.”
De belangrijkste mogelijkheden met Twinfield Basecone voor Agro die we hebben geïmplementeerd :
- UBL-mapping tool in Basecone, die ervoor zorgt dat facturen uit EDI-circle (JoinData) met veel factuurregels allemaal apart kunnen worden ingeregeld en gemapt aan de juiste grootboekrekeningen.
- Landbouw Module van Basecone. Deze kan ook niet-financiële data van de factuur aflezen. Dit kan Basecone dan weer wegschrijven in Twinfield.
- Kunnen budgetteren op niet-financiële gegevens (zoals liters melk, kilo’s mest, etc).
- Vaste activa Module.
- Rekening-courant boekingen. Hiermee kun je betalingen/transacties overboeken verplaatsen van administratie A naar B onder dezelfde structuur
‘Goed gevoel’
Naast de technische specificaties was er ook een ‘goed gevoel’ bij de gesprekken. En dat leidde uiteindelijk ook tot een prettig implementatieproces. Van der Vight: “We voelden ons continu aangelijnd waardoor we ook zelf de controle hielden over het proces. Wat ook heel fijn was, is dat we alle tussentijdse meetings met dezelfde mensen hadden. Als je zoveel wensen en eisen neerlegt, dan is dat ontzettend belangrijk. Dat hebben ze goed ingeschat en ook voortvarend op geacteerd.”
Koppelmogelijkheden
Op dit moment worden de mensen van de diverse kantoren van ABAB getraind. Affourtit: “We krijgen proactief ondersteuning. De software is gebruiksvriendelijker, intuïtiever en minder lastig om te leren. Op dat gebied is de keuze voor Twinfield wel een verbeteringsstap gebleken. Dat maakt het voor ons namelijk weer makkelijk om kennis over te dragen.” Een ander belangrijk punt in de selectieprocedure waren de koppelmogelijkheden met andere branchepakketten: “We krijgen steeds vaker vragen van klanten dat ze bijvoorbeeld een pakket x of y hebben, maar die een koppeling willen met hun financiële administratiesoftware. Twinfield biedt daarin voldoende mogelijkheden om dit te kunnen doen.”
Minimale impact
“Van begin tot eind gaf Twinfield ons het gevoel een partner te zijn”, vertelt Van der Vight. “Wat speelt er nou en hoe lossen we dat op? Overal werd goed over nagedacht, we kregen goede vragen terug. Geen enkel moment werden we aan de goden overgeleverd wat in trajecten zoals deze altijd op de loer ligt. Het was weliswaar een traject van de lange adem, maar de frequentie in het contact en de combinatie met de volhardendheid zorgden voor een fraai resultaat. De impact bij onze gebruikers was minimaal en dat was precies de bedoeling.”
Geef een reactie