Hoeveel uren er precies in een dossier gingen zitten en of dit in verhouding stond tot de afgesproken prijs, bleef vaak gissen.
Sinds de inzet van ClockAssist is die situatie radicaal veranderd. Binnen vier maanden wist het kantoor niet alleen tijd terug te winnen, maar ook beter gefundeerde klantgesprekken te voeren én extra omzet te realiseren op basis van de urenregistratie. Mede-eigenaar Bob Kessels vertelt hoe die omslag tot stand kwam.
Vaste prijsafspraken, maar geen helderheid over uren
We Take Care werkt met vaste tarieven. Dat biedt klanten duidelijkheid, maar intern bleek het lastig te beoordelen of die tarieven wel aansloten bij de werkelijke inzet. Bob licht toe: “We kunnen heel lang uren schrijven, maar we factureren alles op basis van vaste prijzen. Op een gegeven moment wilden we inzichtelijk hebben welke klanten meer tijd kostten dan waarvoor we gebudgetteerd hadden. En waar die tijd dan in ging zitten.”
“We wilden inzicht in welke klanten meer tijd kostten dan waarvoor we gebudgetteerd hadden. En waar die tijd dan in ging zitten.” – Bob Kessels, mede-eigenaar We Take Care
Deze behoefte aan inzicht werd steeds urgenter. Aangezien het team geen consequente manier had om tijd bij te houden, ontstonden er regelmatig discussies over werkdruk. Bob herinnert zich: “Er waren klanten waarvan ik dacht: daar lopen we op leeg. Maar iemand anders zei juist dat hij er amper tijd aan kwijt was. Ik kon er de vinger niet op leggen. Wat was nu de waarheid?”
Het relatiebeheer- en practice managementsysteem Tess dat het kantoor in gebruik had, bood drie verschillende mogelijkheden om uren te registreren. “In Tess kun je tijd schrijven, maar dan moet ik nog steeds nadenken wat ik die dag allemaal gedaan heb,” zegt Bob verontschuldigend. Dat werkt voor mij gewoon niet. Ik doe tien dingen tegelijk en denk dan aan het eind van de dag: laat maar zitten.”
Excel bood tijdelijk een workaround, maar was foutgevoelig en niet gekoppeld aan andere systemen. “Excel is niet gekoppeld aan je CRM en als iemand een fout filtertje maakt, weet je niet meer wat klopt,” vertelt Bob.
Het kantoor had dus dringend behoefte aan een intuïtieve, geautomatiseerde oplossing die zonder extra administratieve druk duidelijkheid zou geven over waar tijd daadwerkelijk naartoe ging.
Geen urenregistratiestress meer met ClockAssist AI
De oplossing kwam toen ClockAssist een gezamenlijk met Acuity ontwikkelde integratie met Tess introduceerde. Deze zogenaamde add-on op Tess is bedoeld om specialistische functionaliteiten geboden door Best of Breed partijen, zoals ClockAssist, naadloos aan Tess toe te voegen. Voor Bob voelde dat als de ontbrekende schakel: “De urenregistraties komen nu automatisch in Tess terecht en de klantgegevens weer in ClockAssist. Eén en één is twee.”
We Take Care stapte direct in op de premiumversie met AI-functionaliteit, die automatisch analyseert welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en daarop registraties voorstelt. Bob: “Die AI klopt 99%. Wij hebben een simpele projectstructuur, dus aan het eind van de dag klik ik gewoon een paar tijdvakken aan, sleep hier en daar wat en dan ben ik klaar.”
De implementatie verliep soepel en de gebruiksvriendelijkheid bleek een verademing in vergelijking met eerdere systemen. “We hebben nu niet al dat logge gedoe, dit werkt gewoon,” aldus Bob.
De resultaten: rust, inzicht en betere klantafspraken
De meerwaarde van ClockAssist werd al snel voelbaar. Het grootste verschil? Er kwam rust, omdat er geen interne discussie meer was. Bob formuleert het helder: “We hebben nu écht grip op wat een klant kost aan tijd. De discussies zijn voorbij.”
Met betrouwbare ureninzichten kon het kantoor eindelijk gefundeerde keuzes maken. Het team gebruikt die data vooral om processen te optimaliseren, niet om medewerkers te beoordelen. Zoals Bob het zegt: “Tijd is voor ons toch de belangrijkste graadmeter. Nu we die uren correct registreren, weten we aan het eind van de rit echt wat er speelt.”
Ook richting klanten bracht het nieuwe inzicht grote waarde. Bob vertelt hoe hij op basis van de data gesprekken kon voeren over tarieven: “Ik kon perfect uitrekenen wat de gemiddelde uurprijs per klant was. Bij sommige klanten bleek dat ze eigenlijk maar €30 per uur betaalden. Dat is niet haalbaar. Dus dan zeg ik: het hoeft niet naar €150, maar wel naar €60.”
Bij meerdere klanten leidde dat tot flinke omzetgroei: “We bekeken meteen de vijf grootste uitschieters. En de omzet op die accounts hebben we bijna allemaal verdubbeld.”
Voordelen voor het team
Ook intern merkt het team de positieve impact. Medewerkers besparen wekelijks tijd en ervaren minder mentale belasting. Bob vat het treffend samen: “Uren schrijven is gewoon écht heel vervelend. Niemand wil dat. Nu hoef ik er nauwelijks over na te denken. En zelfs als ik een dag vergeet, heb ik toch nog een goede basisregistratie.”
ClockAssist: doet wat het moet doen
De samenwerking met het ClockAssist-team verloopt volgens Bob prettig en laagdrempelig. Problemen worden snel opgelost en de koppeling functioneert inmiddels stabiel. Het systeem doet precies wat nodig is, zonder onnodige complexiteit.
De drie grootste pluspunten volgens We Take Care
Als Bob de belangrijkste voordelen moet benoemen, is hij resoluut: gemak, betrouwbaarheid en inzicht vormen de kern. “Het gemak is het grootste voordeel. Uren schrijven is vervelend, maar dit maakt het makkelijk. En doordat het zo eenvoudig is, kloppen de data gewoon beter. Daardoor kun je omzet verhogen, processen verbeteren en bottlenecks signaleren.”
ClockAssist bleek daarmee niet zomaar een registratietool, maar een katalysator voor groei en professionalisering binnen het kantoor. Bob: “We hebben eindelijk de data om beslissingen op te baseren. Geen giswerk meer, maar grip.”
“Uren schrijven is gewoon echt heel vervelend. ClockAssist AI klopt voor 99%. Dat maakt het eindelijk makkelijk.” – Bob Kessels, mede-eigenaar We Take Care
Aan de slag met automatische tijdregistratie?
Wil jij ontdekken hoe ClockAssist jouw kantoor helpt meer omzet te realiseren en urenregistratie te vereenvoudigen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
Geef een reactie