Johan, Karl en Sanne zitten samen in een ruimte. Wie alleen maar een snelle blik werpt in deze ruimte zou kunnen denken dat dit een ruimte is voor een kinderopvang of een ruimte voor therapeutische sessies. Er staat een doos met lego, er ligt een doos met hout en een kleine gereedschapskist. Ook is er een grote variëteit aan teken- en schilderbenodigdheden. Op de vloer liggen zitzakken, maar er staat ook een hoge tafel met stoelen. Aan de wand hangt een groot digitaal whiteboard, maar er staat ook nog een flipover. Er kan in de ruimte met verschillende kleuren licht worden gewerkt.
Sanne is blij dat deze ruimte beschikbaar is. Juist omdat er zoveel mogelijkheden zijn om met klanten en collega’s aan de slag te gaan. Het is een ruimte geschikt voor overleggen waarbij het belangrijk is dat er een creatief proces op gang komt. Zoals vandaag waarbij de gemeenschappelijke opdracht het ontwerpen van een informatieproces voor Johan is. Dan is hij sneller geïnformeerd over de voor hem en zijn bedrijf relevant zaken en kan hij sneller ingrijpen indien dat noodzakelijk is. Hierdoor krijgt Johan meer grip op de tent. Dat is precies de reden waarom hij klant is geworden bij Advanced Accountants.Inmiddels heeft Karl ook contact gehad met Jasper Woelders, want een belangrijk deel van de financiële informatie werd door hem geleverd. Sanne vindt dat prima. Advanced Accountants is een advieskantoor. Klanten die voor samenstel- en administratieve werkzaamheden aankloppen verwijst ze graag door naar kantoren wiens core-business dat soort werkzaamheden is. Sanne vindt dat je als mkb-accountant meer waarde kan toevoegen door te opereren als business-controller voor de klant.
“Goed,” zei Karl. “Laten we eens beginnen met het in kaart brengen van de belangrijkste processen bij je onderneming.” Even vond hij deze ontmoeting spannend. Wat als Johan zou zeggen. “Hé, ik ken jou.” Het gezicht van Johan riep bij hem in ieder geval geen herinnering op. Daar kwam bij dat Johan en zijn bedrijf door het klantidentificatiesysteem waren geaccepteerd. Maar Karl heeft nog steeds een onbevredigend gevoel omdat hij geen verdere relatie heeft kunnen leggen tussen de naam Johan Hansen en betrokkenheid bij fraude.
“Alles staat of valt met het tekenen van de verkooporder door de klant. Dan kan ik gaan bestellen, de monteurs plannen etc. Maar met plannen van de monteurs begint ook al de moeilijkheid, want ik weet niet precies wanneer ik alle materiaal geleverd krijg. Regelmatig krijg ik te maken met productieproblemen. Dat is al jaren zo, weliswaar zijn er de laatste jaren fabrieken in Europa geopend, maar sommige grondstoffen komen uit andere werelddelen en wij zijn niet de enigen die belangstelling hebben voor deze grondstoffen. Dus het is een uitermate competetief gebeuren.”
Karl dacht even na en opende een scherm op het whiteboard. “Ik begrijp je verhaal, maar ik zou graag op zoek willen naar patronen. Je bent tenslotte al een tijd bezig. Dus ik zou op basis van die patronen willen bekijken of we ook uitspraken over de toekomst kunnen doen. Dus welke data leg je op dit moment vast, met welke programmatuur en in welke systemen?”
“Voor het opmaken van de offerte gebruik ik een calculatieprogramma. Daarmee kan ik dan ook uiteindelijk factureren. Het plannen van personeel doe ik met Excel en het bestellen doe ik bij een aantal technische groothandels. Daar heb ik een eigen account waarmee ik kan bestellen, kan zien wat in back-order staat en wat de verwachte levertijd is.”
“Dat is in ieder geval iets, waarmee ik aan de slag kan. Heb je ook nog een aparte crediteurenadministratie?”
Johan kijkt Sanne aan. “Wat bedoel je?”
“Je hebt meerdere mogelijkheden om je facturen te boeken. Kleine ondernemers boeken de factuur op het moment dat ze de factuur betalen. Grote ondernemingen doen dat op het moment dat ze de factuur ontvangen.” Reageert Sanne.
“Ik denk het laatste, maar dat zou je mijn boekhouder moeten vragen. Die gaat trouwens binnenkort weg omdat ik de hele administratieve bende bij Jasper Woelders heb ondergebracht.”
“Nou goed, daar gaan we wel uitkomen.” Karl maakte een tekening op het whiteboard. “Dit zijn op dit moment jouw werkprocessen. Die processen hangen met elkaar samen. Wat ik nu wil onderzoeken is of je van bepaalde materialen en goederen een beperkte voorraad kan gaan aanhouden. Je weet toch wel zeker dat je ze gaat verkopen. Daardoor kan je je klant sneller leveren en dat is weer goed voor je zogenaamde cash conversion cycle.”
“Wat bedoel je met dat fietsen?”
Sanne moet lachen. “Cash Conversion Cycle heeft niets te maken met fietsen, maar is een belangrijk kengetal om iets te zeggen over de financiële gezondheid van een onderneming. Traditionele accountants kijken er meestal niet naar. Maar wij brengen dit voor iedere onderneming in kaart en geven daarbij aan wat je kan doen om dit te verbeteren. In jouw geval is het natuurlijk leuk om zeker te weten dat iedere verkoopfactuur wel betaald gaat worden. Maar als een klant vandaag een order plaatst en je kunt pas over acht maanden leveren en je moet daarna ook nog eens een of twee maanden wachten op je geld, dan duurt het wel heel lang voordat je kunt genieten van de toegevoegde waarde die je geleverd hebt. Dus als we dat proces kunnen versnellen zonder dat de risico’s teveel toenemen dan is dat geld dat je snel hebt verdiend. Wat Karl nu voor jou gaat onderzoeken is hoe we dit bij jouw onderneming voor elkaar kunnen krijgen.”
“En zo ga ik op zoek naar meer patronen. Daarbij is het voor mij belangrijk om samen met jou en Sanne duidelijk te krijgen wat de echte onderzoeksvraag nu is. Vandaar dus deze gesprekken. Zo ga ik gebruik maken van informatie uit andere bronnen die iets zeggen over ontwikkelingen in jouw sector. Maar dat doen we stap voor stap. Eerst moet de basis goed zijn. Dus als je het goed vindt neem ik een dezer dagen contact op met je boekhouder en je nieuwe boekhoudaccountant.”
Johan gebaart dat dit prima is.
“Wellicht dat ik dan aan Jasper ook vraag om sommige informatie op een bepaalde manier te gaan vastleggen.”
“Mijn zegen heb je,” reageert Johan. Hij staat op, loopt naar de deur en steekt zijn hand op. “Het was een aangenaam vertoeven.”
Jan Wietsma
Eerdere afleveringen:
Feuilleton | Sanne Kierstra, mkb-accountant in 2026 (1): Op weg naar je werk
Feuilleton | Sanne Kierstra, mkb-accountant in 2026 (4): De naam zegt hem niets. Maar dat gezicht
Geef een reactie